Wszystkie kwestie związane z dokumentowaniem – przez przedszkola, szkoły i placówki oświatowe – udzielania dzieciom i młodzieży pomocy psychologiczno-pedagogicznej regulują zapisy znajdujące się w dwóch aktach prawnych. Są nimi:
- Rozporządzenie MEN z dnia 9 sierpnia 2017 r. w sprawie zasad organizacji i udzielania pomocy psychologiczno-pedagogicznej w publicznych przedszkolach, szkołach i placówkach (Dz. U. z 2023 r., poz. 1798 – tekst jednolity), w którym § 22 mówi, że: Nauczyciele, wychowawcy grup wychowawczych i specjaliści udzielający uczniom pomocy psychologiczno-pedagogicznej prowadzą dokumentację zgodnie z przepisami wydanymi przez MEN na podstawie art. 47 ust. 1 pkt 7 ustawy – Prawo oświatowe.
- Rozporządzenie MEN z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2024 r., poz. 50 – tekst jednolity), w którym § 26 stanowi: Dyrektor szkoły ponosi odpowiedzialność za właściwe prowadzenie i przechowywanie wymaganej dokumentacji. Natomiast inne paragrafy, które będą tu przywołane, dokładnie wskazują, jak obowiązkowo należy dokumentować pomoc psychologiczno-pedagogiczną, i co się na tę dokumentację składa.
Wydawałoby się, że skoro powyższe regulacje obowiązują od ośmiu lat, to wszyscy są już z nimi dobrze obeznani. Nic bardziej mylnego, ponieważ kontrole zewnętrzne – Kuratorium Oświaty i NIK – wciąż ujawniają placówki, w których brak jest wymaganych dokumentów, są one niekompletne bądź prowadzone niezgodnie z przepisami prawa. Warto uporządkować wiedzę na temat obowiązkowej dokumentacji z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej i wskazać, co rzeczywiście wynika z przepisów prawa, a co jest jedynie praktyką bez podstawy prawnej.
Co składa się na obowiązkową dokumentację z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej?
Analiza zapisów ww. rozporządzeń wskazuje, że przedmiotowa dokumentacja dotyczy trzech kwestii, na które składają się:
- Dokumenty związane z konkretnym uczniem objętym pomocą p-p (indywidualna teczka ucznia).
- Dokumenty, za które odpowiada nauczyciel udzielający uczniowi tejże pomocy w formie zajęć dydaktyczno-wyrównawczych, rozwijających uzdolnienia, rozwijających umiejętności uczenia się oraz zajęć specjalistycznych, którymi są zajęcia korekcyjno-kompensacyjne, usprawniające kompetencje emocjonalno-społeczne, logopedyczne oraz inne zajęcia o charakterze terapeutycznym (dziennik zajęć + ocena efektywności pomocy psychologiczno-pedagogicznej udzielanej uczniowi).
- Dokumenty prowadzone przez specjalistę szkolnego realizującego w szkole pomoc p-p (dziennik pracy + dziennik zajęć + ocena efektywności pomocy psychologiczno-pedagogicznej udzielanej uczniowi).
Co powinna zawierać indywidualna teczka ucznia objętego pomocą psychologiczno-pedagogiczną?
Mówi o tym § 19 ww. rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, wskazując na dokumentację badań i czynności uzupełniających prowadzonych w szczególności przez pedagoga, psychologa, logopedę, doradcę zawodowego, terapeutę pedagogicznego, lekarza oraz innego specjalistę, a także indywidualne programy edukacyjno-terapeutyczne […] oraz indywidualne programy zajęć […]. Warto przy tym mieć na uwadze, że przepis ten jest obligatoryjny bez względu na to, z czyjej inicjatywy udzielana jest uczniowi pomoc psychologiczno-pedagogiczna, na jakiej podstawie, w jakim zakresie, w jakiej formie i na jak długo. Trzeba też pamiętać, że zapis ten nie określa zamkniętego katalogu dokumentacji gromadzonej w tej teczce. Dlatego więc powinno się teczkę postrzegać jako zbiór informacji na temat danego ucznia wpływający na kształt prowadzonych wobec niego różnorodnych działań pomocowych przez cały cykl edukacyjny oraz przez wszystkie osoby uczestniczące w tym procesie. Natomiast z uwagi na RODO powinno znajdować się w niej wszystko, co zawiera dane szczególne dotyczące ucznia, m.in.: opinia/orzeczenie wydane przez PPP, zaświadczenia lekarskie, wykazy dostosowania wymagań edukacyjnych, oceny efektywności pomocy p-p udzielanej uczniowi, pisma do rodziców, kontrakty, notatki służbowe dotyczące spraw z udziałem tego ucznia.
Kto odpowiada za prowadzenie i przechowywanie indywidualnej teczki ucznia?
W tej sprawie decyzja należy wyłącznie do dyrektora placówki. Może on zlecić prowadzenie teczki pedagogowi szkolnemu lub specjalnemu czy też wychowawcy klasy (gdy pełni on funkcję koordynatora pomocy p-p dla swoich uczniów). Takie teczki trzeba przechowywać w miejscu niedostępnym dla osób postronnych, bowiem – zgodnie z wytycznymi RODO – gromadzona w nich dokumentacja zawiera dane osobowe o szczególnym charakterze.
Jakie są obowiązki nauczycieli w zakresie prowadzenia dokumentacji z pomocy psychologiczno-pedagogicznej?
Każdy nauczyciel, który realizuje z uczniem/uczniami zajęcia będące formą pomocy p-p, ma obowiązek:
Prowadzenia dziennika zajęć – mówi o tym § 11 ust. 1–3 ww. rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji […], wskazując, że wpisuje się w nim:
- w porządku alfabetycznym nazwiska i imiona odpowiednio dzieci/uczniów oraz oddział, do którego uczęszczają;
- adresy poczty elektronicznej rodziców i numery ich telefonów, jeżeli je posiadają;
- indywidualny program pracy z dzieckiem/uczniem, a w przypadku zajęć grupowych – program pracy grupy;
- tygodniowy rozkład zajęć, daty i czas trwania;
- tematy przeprowadzonych zajęć;
- ocenę postępów i wnioski dotyczące dalszej pracy z dzieckiem/uczniem;
- odnotowuje się obecność dzieci/uczniów.
Przeprowadzenie zajęć nauczyciel każdorazowo potwierdza swoim podpisem. W przypadku prowadzenia w szkole dzienników zajęć wyłącznie w postaci elektronicznej wpisanie przez nauczyciela tematu zajęć z pomocy psychologiczno-pedagogicznej jest równoznaczne z potwierdzeniem przez niego przeprowadzenia tych zajęć.
Dokonania oceny efektywności udzielonej pomocy i sformułowania wniosków dotyczących dalszych działań mających na celu poprawę funkcjonowania ucznia. Mówi o tym § 20 ust. 9 ww. rozporządzenia w sprawie organizacji i udzielania pomocy p-p, a sprawa dotyczy wyłącznie zajęć będących formą tejże pomocy. Zatem jeśli nauczyciel realizował z uczniem/uczniami np. zajęcia dydaktyczno-wyrównawcze lub zajęcia rozwijające umiejętności uczenia się, to winien dla każdego z nich dokonać takiej właśnie oceny efektywności udzielonej przez siebie pomocy p-p. Żaden przepis prawny nie określa wzoru, według którego należy to zrobić. Ważne jest jednak, aby schemat dokonywania tejże oceny był jednakowy w danej placówce i odnosił się do opisu rzeczywistych efektów osiągniętych przez ucznia oraz opisu tych, których nie udało się osiągnąć, choć były zaplanowane, jak również zawierał wymagane wnioski. Oceny efektywności udzielanej uczniowi pomocy należy przechowywać w jego indywidualnej teczce.
Jakie są obowiązki specjalistów szkolnych w zakresie prowadzenia dokumentacji z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej?
Do obowiązków każdego pedagoga/psychologa szkolnego, pedagoga specjalnego, logopedy oraz terapeuty pedagogicznego należy:
Prowadzenie dziennika pracy – mówi o tym § 18 ww. rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji […], wskazując na takie oto wymagane elementy dziennika:
- tygodniowy rozkład swoich zajęć;
- zajęcia i czynności przeprowadzone w poszczególnych dniach, w tym informacje o kontaktach z osobami i instytucjami, z którymi współdziała przy wykonywaniu swoich zadań;
- imiona i nazwiska dzieci objętych różnymi formami pomocy, w szczególności pomocą psychologiczno-pedagogiczną.
Jeśli specjalista prowadzi swój dziennik w postaci elektronicznej, to stanowi on wówczas formę elektroniczną zwykłego dziennika. Zatem należy zamieszczać w nim te same informacje, które obowiązkowo powinny znaleźć się w tradycyjnym dzienniku pracy. Warto pamiętać, że w dzienniku pracy wpisuje się tylko te czynności, które należą do obowiązków specjalisty wykonywanych w ramach przydzielonego mu pensum. Tak nakazuje rozporządzenie MEiN z dnia 22 lipca 2022 r. w sprawie wykazu zajęć prowadzonych bezpośrednio z uczniami lub wychowankami albo na ich rzecz przez nauczycieli poradni psychologiczno-pedagogicznych oraz nauczycieli: pedagogów, pedagogów specjalnych, psychologów, logopedów, terapeutów pedagogicznych i doradców zawodowych (Dz. U. z 2022 r., poz. 1610). W niektórych szkołach dyrektorzy odpowiednim zarządzeniem zobowiązują specjalistów do prowadzenia oddzielnego rejestru działań realizowanych w ramach 40-godzinnego tygodnia pracy. Nie ma w tej sprawie ostatecznej interpretacji prawnej.
Prowadzenie dziennika zajęć oraz opracowanie oceny efektywności udzielonej pomocy i sformułowania wniosków dotyczących dalszych działań mających na celu poprawę funkcjonowania ucznia – według wymogów podanych powyżej.
Jakich nieprawidłowości unikać w prowadzeniu obowiązkowej dokumentacji z zakresu pomocy p-p?
- Kopiowanie dokumentacji zawierającej dane osobowe o szczególnym charakterze (opinie i orzeczenia wydawane przez PPP).
- Stosowanie jednego dziennika pracy przez specjalistę pełniącego w szkole dwie/trzy różne funkcje, np. pedagog szkolny + pedagog specjalny + nauczyciel realizujący zajęcia rewalidacyjne.
- Dokonywanie w dzienniku pracy wpisów związanych np. z:
- informacjami na temat ucznia, które są danymi chronionymi przez RODO;
- z przygotowaniem się do zajęć, samokształceniem i doskonaleniem zawodowym, odbywaniem zastępstw doraźnych za nieobecnych nauczycieli, realizowanych w godzinach własnego pensum – z wyjątkiem sytuacji, gdy w tym czasie realizuje się swoje zadania, np. prowadzi badania/czynności diagnostyczne, konsultacje na określony temat, warsztat profilaktyczny.
- Wklejanie w dzienniku pracy planów pracy na dany semestr lub cały rok szkolny.
Jaka dokumentacja z zakresu pomocy psychologiczno-pedagogicznej jest zbędna, gdyż nie ma podstawy prawnej jej gromadzenia?
Żaden przepis prawny nie wymaga:
- Tworzenia w placówce dokumentu Procedura udzielania pomocy p-p w (nazwa placówki).
- Sporządzania sprawozdań z realizacji pomocy p-p za dany rok szkolny.
- Dokumentowania działań podejmowanych w trakcie bieżącej pracy i zintegrowanych działań nauczycieli i specjalistów.
- Zbierania od rodziców pisemnie wyrażonej zgody na udział ucznia w zajęciach będących formą udzielanej mu pomocy p-p. Zgodnie z § 3 ww. rozporządzenia korzystanie z tejże pomocy jest dobrowolne, a jedyne, czego można oczekiwać od rodziców, to pisemna rezygnacja z udziału ich dziecka w oferowanych mu zajęciach pomocowych.
- Gromadzenia scenariuszy realizowanych z uczniem/uczniami podczas zajęć stanowiących formę pomocy p-p. Scenariusze te są elementem warsztatu pracy nauczyciela/specjalisty szkolnego.
